Mieux communiquer ses messages

Conseils de communication pour renforcer la culture d’entreprise

Êtes-vous prêt à communiquer votre message?

Vous avez un message très important à communiquer et souhaitez en informer votre marché. D’accord. Mais si vous preniez un peu de recul avant de vous lancer? Cette annonce à propos d’une acquisition, d’un nouveau partenariat ou d’une campagne de publicité du tonnerre, avez-vous pris soin de la faire d’abord à votre propre personnel?

Vos employés interagissent avec vos clients et ils défendent les valeurs de votre marque jour après jour – même ceux qui ne font pas partie de l’équipe des ventes.

Avoir une annonce à faire et être prêt à la faire sont deux choses. Cela vaut aussi si vous êtes chargé de faire une annonce au nom de quelqu’un. Pour vous acquitter parfaitement de votre tâche, vous devrez vous assurer d’avoir en main toutes les informations qui seront transmises en cascade aux diverses parties prenantes, de connaître les réponses à toutes les questions qui seront posées et de savoir qui sont les acteurs concernés. À ces conditions, vous pourrez dire « mission accomplie » : le message sera vu et entendu, il sera significatif et il résonnera comme vous l’aviez souhaité.

Informer le personnel d’abord, pour une meilleure culture d’entreprise

Le pourquoi

Une politique « d’information interne d’abord » sert à bien renseigner les employés sur toutes les initiatives de l’entreprise avant leur annonce publique. Ainsi, tous savent ce qu’il y a à savoir en tout temps. Tous les services devraient adopter cette pratique, qui contribue beaucoup au bonheur des employés. Quoi de plus démoralisant, en effet, que d’être mis au courant d’une initiative de son entreprise après tout le monde ou par une personne de l’extérieur? Des employés informés sont des employés motivés.

Savoir communiquer un message à tout son personnel est un art. Tous les employés n’ont pas besoin du même niveau de détail. Et tout le monde ne lira pas nécessairement une annonce par courriel. Mais que cela ne retienne pas votre élan! Une liste à puces ou un beau support visuel avec quelques grandes idées bien articulées (comme si vous faisiez une publicité, mais pour vos employés), voilà tout ce dont vous avez besoin.

Des exemples de choses à communiquer à l’interne d’abord? Un nouveau partenariat stratégique dans votre créneau. Ou une nouvelle campagne publicitaire. Comme de telles initiatives mettent à l’avant-plan les valeurs et les objectifs de votre marque, votre personnel devrait être le premier à en être informé! Le secret est de transmettre les informations importantes en cascade à tous les employés par plus d’un canal. En illustrant la chose pour accélérer la communication et faciliter la compréhension. Cela n’a pas besoin d’être long. Bien formulés, les messages courts sont les plus efficaces. La liste de contrôle qui suit vous servira de guide.

Les panneaux d’affichage numérique sont un moyen simple et rapide de communiquer les grandes lignes d’un message au personnel dans un format attrayant. Selon leur emplacement, ils peuvent annoncer une nouvelle en quelques mots ou fournir plus de détails, par écrans successifs. Mais tous transmettront essentiellement le même message. La communication sera simplement adaptée au public qui consulte l’écran.

Le comment

Communication interne d’abord : règles et choses à prendre en considération

Collecte des informations

- Avez-vous recueilli les informations requises auprès de tous les services et employés concernés?
- Avez-vous posé toutes les questions nécessaires? Si vous n’en êtes pas certain, n’attendez pas qu’on vienne vous renseigner. Posez la question!
- Avez-vous consulté toutes les personnes qui peuvent, selon vous, contribuer à renforcer votre plan de communication?
  - Obligez-vous à sortir du cadre habituel. Qui pourrait apporter un éclairage auquel vous n’avez pas encore pensé?

Échéancier

- - Quoi d’autre est communiqué à votre public cible?
    - Votre communication est-elle urgente ou obligatoire?
    - Est-elle reliée à d’autres messages de l’entreprise?
    - Peut-elle être combinée avec un message déjà véhiculé?
    - Votre message sera-t-il communiqué au meilleur moment et avec un maximum d’efficacité?

Quels canaux de communication seront utilisés? Quelques exemples :

Logiciel d’affichage numérique
Intranet de l’entreprise
Courriel TI
Courriel soutien
Courriel marketing
Un « pop-up » dans une plateforme (intégrée à un produit ou à une technologie)

Alerte interne

- Le but est de communiquer des informations au personnel au moins 48 heures avant leur diffusion publique.
- Les alertes internes servent à informer le personnel de toute forme de communication ou d’initiative tournée vers le client (documents de promotion, communications aux clients, campagnes de publicité, etc.).
- C’est au responsable de chaque initiative qu’il incombe d’informer le personnel sur celle-ci.
- Le logiciel d’affichage numérique est le moyen de diffusion optimal des alertes internes. Le message est transmis en temps réel et vous pouvez choisir de le diffuser sur un seul écran, sur certains écrans seulement ou sur tous les écrans et dispositifs, selon vos besoins. Chaque écran peut être programmé pour afficher le niveau de détail approprié, selon son usage et son emplacement.
  - Vous recevez des commentaires ou des éléments d’information nouveaux pendant la période de la communication interne et devez corriger le tir? Pas de soucis. Avec l’affichage numérique, vous pouvez actualiser vos communications en quelques minutes et ainsi toujours présenter au personnel les informations les plus à jour.