Un centre de congrès accueille chaque jour des centaines, parfois des milliers de visiteurs : congressistes, exposants, invités, partenaires. Pour eux, trouver la bonne salle au bon moment peut vite devenir un défi. Les panneaux imprimés sont souvent insuffisants ou rapidement obsolètes, ce qui peut entraîner de la confusion et nuire à l’expérience globale. Résultat : le personnel à l’accueil se retrouve constamment sollicité par des visiteurs qui demandent où se déroule telle formation ou tel événement, ce qui alourdit leur charge et ralentit leur travail.
Grâce à une solution d’affichage numérique telle qu’ITESlive, vous offrez à vos visiteurs une expérience moderne, fluide et intuitive. Dès leur arrivée, ils savent où se rendre, à quelle heure et pour quel événement.
Des écrans devant chaque salle
Installer un écran devant chaque salle permet d’afficher en continu le nom de la salle, l’activité en cours ainsi que l’heure de début et de fin. L’état de la salle, occupée ou disponible, est également indiqué. Cette information immédiate évite toute hésitation et garantit que chaque visiteur arrive à la bonne porte, au bon moment.
Un écran résumé dans le hall
En complément, un grand écran de type agenda du jour, placé dans le hall ou dans une zone de passage stratégique, peut présenter la liste complète des événements prévus dans la journée. Les horaires et le nom des salles y figurent clairement et, au besoin, des flèches directionnelles peuvent guider les participants vers le bon endroit. Cet affichage devient un point de repère central qui aide chacun à planifier son parcours dès l’entrée dans le centre.
Des bornes avec la fonctionnalité Wayfinding
Grâce à des bornes d’affichage numérique ou des écrans tactiles équipés de fonctionnalités de wayfinding, les visiteurs peuvent s’orienter facilement au sein du centre de congrès. Sur l’écran, une zone de recherche, une liste des salles ou encore une carte interactive permettent d’obtenir en un clic l’itinéraire précis vers l’endroit souhaité. Lorsqu’elles sont installées à des emplacements stratégiques, ces bornes deviennent de véritables repères : elles simplifient les déplacements dans les grands espaces, facilitent la navigation entre plusieurs étages ou bâtiments et guident naturellement les participants vers leurs salles de conférence. En réduisant les risques d’erreur ou de confusion, elles améliorent l’expérience des visiteurs tout en diminuant la charge du personnel d’accueil, qui n’a plus à répondre constamment aux mêmes questions d’orientation.
Avantages
Une visibilité en temps réel
Les écrans installés stratégiquement, dans le hall comme devant les salles, offrent une visibilité en temps réel sur les événements. Il devient possible de voir en un seul regard l’activité en cours et les prochains événements. Les visiteurs se déplacent ainsi sans stress, réduisant le risque de retard ou de confusion.
Une gestion automatisée et intégrée
Pour vos équipes, l’affichage numérique simplifie la gestion des salles. Plus besoin de mettre à jour manuellement des panneaux ou des documents imprimés. Le logiciel s’intègre directement aux calendriers existants, qu’il s’agisse de Microsoft Office, du calendrier ITESlive ou d’autres systèmes internes. Toute modification, qu’il s’agisse d’un changement de salle ou d’horaire, se reflète instantanément sur tous les écrans. Vous gagnez en efficacité tout en éliminant les erreurs d’information.
Bien plus que de la signalisation
Mais ce n’est que le début. Une solution comme ITESlive s’adapte aux besoins des centres de congrès les plus exigeants. L’affichage de la disponibilité en temps réel permet de savoir immédiatement quelles salles sont libres ou occupées, ce qui accélère la prise de décision, surtout lors des périodes de forte affluence. Pour les grands centres avec plusieurs étages ou bâtiments, les écrans peuvent également afficher des indications directionnelles afin d’éviter que les visiteurs ne se perdent.
Un outil de communication polyvalent
L’affichage numérique devient également un outil de communication à part entière. Le logiciel peut servir à partager des annonces internes, des rappels importants, des messages de reconnaissance ou toute information destinée à renforcer la communication interne. On peut y diffuser des plans du site, des messages de bienvenue, des informations pratiques comme le Wi-Fi ou la restauration, ou encore des publicités et actualités liées à vos partenaires. Les écrans renforcent ainsi l’image moderne et professionnelle de votre centre tout en enrichissant l’expérience des visiteurs.
Opter pour un logiciel d’affichage numérique, c’est améliorer la fluidité des déplacements, réduire la confusion et optimiser l’organisation des événements. C’est aussi simplifier le travail des équipes grâce à une automatisation intelligente, tout en offrant de nouvelles possibilités de communication. En transformant vos écrans en véritables alliés du quotidien, vous créez un environnement accueillant, efficace et innovant qui reflète la qualité et le professionnalisme de votre établissement.
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