Avec le temps, votre environnement d’affichage numérique évolue : de nouveaux utilisateurs sont ajoutés, les listes de diffusion s’allongent et les fichiers s’accumulent. Sans entretien régulier, il peut devenir plus difficile de retrouver rapidement l’information dont vous avez besoin et de savoir exactement ce qui est diffusé sur vos écrans.
Cette évolution est tout à fait normale. Toutefois, sans entretien régulier, un environnement qui était simple à gérer au départ peut progressivement devenir plus complexe. Il devient alors plus difficile de retrouver rapidement un contenu, de comprendre ce qui est réellement diffusé sur les écrans ou encore de déterminer qui peut modifier certaines configurations.
Une bonne organisation ne sert donc pas uniquement à « faire du ménage ». Elle permet de simplifier la gestion quotidienne de votre affichage numérique, de réduire les risques d’erreur et de faciliter la collaboration entre les différents utilisateurs.
1. Réviser les utilisateurs et leurs accès
Plusieurs personnes peuvent être amenées à intervenir dans un logiciel d’affichage numérique : communications, marketing, ressources humaines, technologies de l’information, responsables de différents établissements, etc.
Avec le temps, cette liste d’utilisateurs évolue. De nouveaux employés obtiennent des accès, certains changent de responsabilités et d’autres quittent l’organisation. Il arrive ainsi que des comptes utilisateurs demeurent actifs dans le logiciel plusieurs mois après le départ d’un employé.
Il est donc important de vérifier régulièrement qui possède encore un accès au logiciel et quelles permissions sont associées à chaque utilisateur.
Vérifiez notamment :
- si certains comptes appartiennent à des employés qui ont quitté l’organisation;
- si tous les utilisateurs actifs ont toujours besoin d’un accès;
- si leur niveau de permission correspond toujours à leurs responsabilités;
- si certains comptes inutilisés peuvent être retirés.
Idéalement, lorsqu’un employé quitte l’entreprise, son accès devrait être supprimé dès son départ. Comme certains changements peuvent toutefois passer inaperçus, une vérification périodique permet de s’assurer que seuls les utilisateurs qui en ont réellement besoin conservent un accès.
Cette bonne pratique contribue à mieux contrôler les accès à votre environnement et à maintenir un compte sécuritaire.
2. Organiser la bibliothèque de fichiers de votre affichage numérique
Au fil du temps, une liste de diffusion peut facilement accumuler un grand nombre de clips. Certains sont expirés, d’autres inactifs ou simplement devenus inutiles.
Lorsqu’une liste contient 150 ou 200 clips, il devient plus difficile de voir rapidement ce qui doit réellement être diffusé, de repérer les doublons ou encore d’identifier les contenus qui ne sont plus nécessaires. Une tâche aussi simple que vérifier la programmation de vos écrans peut alors demander beaucoup plus de temps.
Une liste surchargée complique notamment :
- l’identification des contenus actuellement actifs;
- le repérage des contenus expirés ou devenus inutiles;
- la détection des contenus ajoutés en double;
- la compréhension de la programmation par les autres utilisateurs;
- le repérage rapide d’un contenu lorsqu’une modification doit être apportée.
Prenez périodiquement le temps de parcourir vos listes et de retirer les clips dont vous n’avez plus besoin.
L’objectif n’est pas nécessairement d’avoir le moins de clips possible, mais plutôt de conserver une liste qui reflète réellement votre programmation actuelle et vos besoins.
Cette habitude devient particulièrement importante lorsque plusieurs personnes sont responsables de la gestion du contenu des mêmes écrans. Il est beaucoup plus facile de comprendre rapidement la programmation lorsqu’il n’est pas nécessaire de chercher les 20 contenus pertinents parmi 200 anciens clips.
Une liste bien entretenue permet ainsi de savoir plus facilement ce qui est diffusé, où et à quel moment.
3. Configurer un clip par défaut
Il peut arriver qu’aucun contenu ne soit actif dans une zone pendant une certaine période, même lorsque la programmation a été soigneusement planifiée.
Le clip par défaut permet justement d’éviter qu’une zone de votre écran demeure vide dans cette situation. Il est automatiquement diffusé lorsqu’aucun autre clip de la liste de diffusion n’est actif, assurant ainsi une continuité dans votre affichage.
Pour ce type de contenu, privilégiez quelque chose qui demeure pertinent à long terme et qui ne dépend pas d’une campagne ou d’une période précise.
Il peut s’agir, par exemple :
- de la météo;
- d’un fil de nouvelles;
- d’un message corporatif général;
- d’un message d’accueil.
Vous disposez ainsi d’un contenu de remplacement toujours prêt à prendre la relève lorsque votre programmation ne prévoit aucun autre contenu à diffuser.
4. Organiser vos fichiers
Images, vidéos, documents et autres médias peuvent rapidement s’accumuler dans votre bibliothèque de contenus.
Lorsque tous ces fichiers sont déposés sans structure particulière, la bibliothèque peut rapidement devenir difficile à consulter. Plus le nombre de contenus augmente, plus il devient complexe de retrouver rapidement ce dont vous avez besoin, particulièrement lorsque plusieurs collègues utilisent le même compte et y ajoutent leurs propres fichiers.
Prenez donc le temps de supprimer les fichiers qui ne sont plus nécessaires et d’organiser les autres dans des dossiers clairement identifiés.
Vous pouvez, par exemple, créer une structure selon :
- vos établissements;
- vos départements;
- vos types de contenu;
- vos campagnes ou projets.
L’important est d’adopter une structure simple et logique que tous les utilisateurs peuvent facilement comprendre et utiliser.
L’objectif est de permettre à chacun de retrouver rapidement le bon fichier, sans avoir à parcourir des dizaines de contenus avant de trouver celui dont il a besoin.
Une meilleure organisation pour simplifier votre quotidien
Quelques minutes consacrées périodiquement à l’entretien de votre compte peuvent faire une réelle différence.
Ces bonnes pratiques prennent encore plus d’importance à mesure que votre réseau évolue, le nombre d’écrans, de contenus et d’utilisateurs à gérer peut augmenter. Adopter de bonnes habitudes d’organisation permet de conserver un environnement clair et structuré, même lorsque vos besoins évoluent.
Une organisation cohérente facilite également la collaboration lorsque plusieurs personnes sont responsables de la gestion des contenus dans ITESlive. Chacun peut ainsi retrouver plus facilement l’information dont il a besoin et mieux comprendre la structure en place.
Il n’est toutefois pas nécessaire de tout réorganiser en une seule fois. Une vérification périodique permet de retirer ce qui n’est plus utile, d’ajuster certains éléments au besoin et de maintenir une structure adaptée à votre utilisation.
En intégrant progressivement ces habitudes à votre gestion, vous pourrez consacrer moins de temps à chercher, vérifier ou réorganiser vos contenus, et davantage à la gestion de votre affichage numérique.
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