La majorité des écrans sont munis d’un port USB à l’arrière. Certains l’utilisent pour visionner des photos ou des vidéos qui se trouvent sur leur clé USB, et des entreprises s’en servent pour partager des messages internes… mais est-ce la bonne façon de s’en servir? La meilleure solution est plutôt d’opter pour un logiciel d’affichage numérique, et voici pourquoi.
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Gérer le contenu à distance
Si votre entreprise choisit de diffuser du contenu sur des écrans à partir d’une clé USB, les mises à jour de contenu ne peuvent s'effectuer automatiquement et à distance, contrairement à un logiciel d’affichage numérique. Chaque modification ou ajout de contenu nécessite qu’un employé se rende physiquement à l’emplacement de chacun des écrans pour changer la clé USB. C’est un grand défi, surtout lorsque vous avez plusieurs écrans dans plusieurs bâtiments ou dans différentes villes. Les logiciels basés sur le cloud permettent aux gestionnaires de réseau d'économiser beaucoup de temps de déplacement grâce à leurs fonctions qui permettent de mettre à jour le contenu affiché à divers endroits en un seul clic. Vous bénéficiez ainsi d’une grande flexibilité, d’un affichage à jour ainsi que d’une économie de temps.
Planifier le contenu de votre affichage
Dès la création de votre message, il est possible d’y mettre une date de début et de fin. Par exemple, imaginons que vous devez partager un message concernant les inscriptions à une formation dont la date limite est le 27 novembre. Par contre, le début des inscriptions n’a pas encore débuté. La solution : créez le message à l’avance. Dans cet exemple, vous pouvez déjà y mettre la date de début, soit le 9 novembre, et de fin, soit le 27 novembre. De cette façon, vous vous assurez que tout le contenu affiché sera toujours pertinent. Vous pouvez également programmer une récurrence à votre message : par exemple, un message de joyeuses fêtes peut être diffusé à la même période chaque année sans aucune intervention. Bref, c’est une manière de s’assurer de ne pas oublier d’ajouter des contenus importants, ni même de les enlever.
Diffuser du contenu en temps réel
Il est possible d’afficher du contenu en direct, comme les publications des médias sociaux, les horaires des transports en commun, l’heure, la date, la météo, les nouvelles de l’actualité, la télévision, des graphiques, (mis à jour automatiquement), etc. Plusieurs types de messages peuvent être mis à jour automatiquement grâce à une intégration du logiciel d’affichage numérique à vos sources de données, par exemple pour afficher les données de production. Tous ces types de contenu générés en temps réel ne sont pas disponibles avec un outil comme PowerPoint.
Configurer l’ouverture et la fermeture des écrans
Contrairement à une clé USB, le logiciel d’affichage numérique permet de configurer l’ouverture et la fermeture des écrans. Cette fonctionnalité est utile lorsque votre entreprise n’est pas ouverte 7 jours sur 7, 24 h sur 24. C’est également une bonne manière de réduire la consommation d’énergie, ce qui est favorable pour l’environnement ainsi que pour votre facture d’électricité. De plus, éteindre les écrans lorsque l’entreprise est fermée prolonge la vie de l’équipement puisque, malheureusement, les écrans ont une durée de vie prédéterminée en fonction d’un nombre d'heures d’utilisation. Sans le logiciel, il faut ouvrir et fermer les écrans de directement sur l’écran ou par la télécommande. Les télécommandes sont souvent perdues dans les entreprises, et les écrans ne sont pas toujours facilement accessibles. Il y a également un risque d'oublier de les ouvrir à l’ouverture de l’entreprise.
Afficher du contenu en multizone
Diviser l’écran en plusieurs zones permet de maximiser l’espace de communication disponible et ainsi de susciter davantage l’intérêt des visiteurs, des passants ou des membres du personnel. Dans les différentes zones, le contenu diffusé n’est pas le même. Souvent, dans les zones secondaires qui sont généralement plus petites, ce sont des informations d’intérêt général qui sont affichées (la météo, l’heure, la date, les nouvelles, les conditions routières, les anniversaires …), alors que la zone principale diffuse des messages plus importants comme des rappels de santé et de sécurité, des rappels de formations ou de réunions, etc. Ce n’est évidemment pas possible avec une clé USB, où le contenu doit être affiché constamment en plein écran.
À lire : Quel est l’avantage d’un affichage multizone?
Sécuriser votre affichage
Les entreprises utilisant des clés USB pour communiquer à l’interne sont à risque qu’un individu mal intentionné enlève la clé et partage publiquement le contenu appartenant à l’entreprise, ou encore qu’il la remplace par une autre clé qui contient du contenu inapproprié et qu’il le diffuse sur les lieux de travail. Utiliser un logiciel d’affichage numérique vous permet de protéger la sécurité des données sensibles et des messages diffusés sur les écrans. En outre, ce logiciel est plus sécuritaire grâce à la double authentification requise pour se connecter à la plateforme. Une politique de mots de passe peut également être configurée selon les exigences de votre organisation, ce qui augmente davantage le niveau de sécurité.
Consulter le contenu à distance (télésurveillance)
Pour que votre réseau d’affichage numérique soit efficace, il est primordial que les moniteurs fonctionnent en tout temps. Dans l’interface du logiciel d’affichage numérique, il est possible de surveiller vos écrans. Vous pouvez recevoir des alertes lorsque le contenu n’affiche plus sur vos écrans. De plus, vous pouvez voir quel contenu est diffusé sur quel écran directement dans la plateforme. Tout cela n’est pas possible avec les clés USB; d’ailleurs, avec ces dernières, il est possible que vous constatiez un problème au niveau de l’écran ou de l’affichage uniquement après quelques jours. Cette incapacité peut être un problème important puisque des informations importantes ne seront pas partagées. Bref, de nombreuses fonctionnalités peuvent être utiles (état en ligne/hors-ligne, capture d'écran en direct, etc.) et vous aider à contrôler votre diffusion à tout moment et de n'importe où.
Une clé USB peut être une solution viable si vous avez un seul écran et que le contenu n’a pas besoin d’être mis à jour régulièrement, mais il est clair qu’un logiciel d’affichage numérique permet une plus grande flexibilité en ce qui a trait à la création, la gestion et la distribution du contenu, en plus d’offrir une meilleure sécurité. De plus, le contenu est dynamique grâce à l'intégration avec la base de données de l’entreprise, et le tout, en temps réel.
