Dès que l’on entre dans une école, on le sait juste en regardant les murs tapissés d'affiches d’organismes et de feuilles 8 ½ x 11 imprimées par les membres du secrétariat. Souvent, le membre du personnel, par manque de temps ou par oubli, n'enlève pas les papiers qui ne sont plus pertinents. Toutes les communications sont importantes, mais il y en a tellement de vieilles et de récentes affichées un peu partout qu’on y prête plus attention. Parfois, on accuse les étudiants de ne pas avoir pris leurs responsabilités en s’informant... mais en y pensant bien, est-ce vraiment de leurs fautes? La confusion est bel et bien présente. Connaissez-vous l’affichage numérique? Savez-vous ce qu’il faut diffuser et où les afficher? Voici quelques informations pour vous aiguiller.
Qu’est-ce que l’affichage numérique ?
Un logiciel d’affichage numérique est conçu pour aider votre organisation à mieux communiquer. Les communications doivent être faciles à partager pour votre établissement et faciles à comprendre pour vos étudiants. Voici deux exemples de fonctionnalités intéressantes pour votre domaine:
Balise d’affichage des dates de messages
Dès la création de votre message, il est possible d’y mettre une date de début et une date de fin. Par exemple, vous devez afficher une date limite pour les inscriptions à un tournoi de volleyballs, soit le 27 novembre. Par contre, le début des inscriptions est le 9 novembre. Donc, si vous voulez créer le message d’avance, vous pouvez déjà y mettre la date de début et de fin. De cette façon, vous vous assurez que tout le contenu affiché sera toujours pertinent.
Création de messages à distance et en temps réel
La solution logicielle est basée sur l'infonuagique (« cloud based »): elle est donc accessible de n’importe où et à partir de n’importe quel ordinateur. Même en télétravail, vous pouvez créer des messages et importer des images ou des vidéos directement sur la plateforme, et le nouveau contenu s'affichera sur les écrans en temps réel.
Où installer les écrans et quoi diffuser?
Aux entrées
Ce sont les endroits où tous les étudiants, le personnel et les visiteurs entrent et sortent, et ce, plusieurs fois par jour. Il est donc primordial d’exploiter les entrées pour y mettre du contenu général, et approprié puisque c’est le seul endroit où tous sont assurés de voir ce que vous leur proposez. Optez pour des messages d'intérêt général comme les règles sanitaires, les vignettes de stationnement disponible, la météo, les nouvelles ou les indications vers les endroits importants comme la cafétéria, le secrétariat ou les casiers.
À la cafétéria
L’affichage numérique peut être utilisé ici pour deux besoins distincts, l’un pour afficher le menu et l’autre pour afficher du contenu éducatif et informatif.
Le menu numérique permet de changer rapidement les prix et les repas selon le jour et le moment de la journée (déjeuner, dîner, souper). Le tout peut être programmé pour que tous les jours les menus changent à une heure précise. Le logiciel d’affichage numérique permet aussi de faire les changements en temps réel ou à l’avance. En outre, un menu numérique est beaucoup plus facile à lire un menu numérique qu’un menu papier.
Les contenus éducatifs et informatifs peuvent être affichés sur plusieurs écrans et peuvent être synchronisés de manière à ce que tous les écrans affichent le même contenu simultanément. Les communications destinées aux étudiants comme le renouvellement de la carte Opus, les dates limites pour l’inscription au cégep, les formations offertes ou la date de prise de photos des finissants peuvent être diffusées dans la cafétéria. Les étudiants s'y trouvent souvent souvent durant leur pause ou à l’heure du dîner pour étudier ou parler avec leurs amis : Ils seront donc mieux disposés à lire ces informations et y seront plus réceptifs.
Salle du personnel
Les professeurs reçoivent énormément de courriels, que ce soit de la part des étudiants, de la direction, des membres du secrétariat ou du syndicat. Parfois, les messages importants ne sont pas lus, car ils sont noyés dans d'autres messages et ils ne sortent pas du lot. Dans un même ordre d’idées, les pigeonniers des enseignants sont aussi remplis de listes des élèves, d'invitations à un séminaire, de rappels pour dîner de Noël, d'avis pour une nouvelle carte d’adhésion provenant de leur syndicat, etc. Votre message important ne sera pas nécessairement lu par les enseignants. Dans la salle du personnel, vous avez toute l’attention des membres du personnel et des enseignants, car la plupart d'entre eux passent l’heure du dîner et le temps de pause à cet endroit. Vous pouvez en profiter pour leur diffuser des messages qui les concernent comme la date limite pour les demandes de vacances, les rappels de rencontres ou les nouvelles mesures. Et pourquoi ne pas ajouter du contenu plus léger comme la météo, les nouvelles ou les informations routières pour attirer davantage leur attention.
Le logiciel d’affichage numérique facilite la gestion et la création des messages à diffuser et garder vos communications à jour. Les informations partagées sont aussi importantes que l’endroit où elles sont diffusées. Bref, les messages bien communiqués et diffusés au bon endroit améliorent la réception de l’information par les étudiants, les membres du personnel et les enseignants. Vous pouvez essayer notre logiciel gratuitement afin de voir ces résultats.
