La mise en œuvre d’un nouvel outil de communication au sein d’une organisation peut paraître complexe. Entourez-vous d’experts pour vous aider à atteindre vos buts. Après avoir lu cet article, vous saurez tout ce qu’il y a à savoir pour réaliser un projet d’affichage numérique dans une entreprise.
1. Déterminer ses objectifs
Commencez par définir les objectifs de votre solution d’affichage numérique, et ce, avant même de commencer à regarder les différentes options offertes sur le marché. Votre objectif pourrait être d’accélérer le processus de création de communications aux employés, de réduire le nombre d’accidents, de rejoindre l’ensemble des employés, etc. Évidemment, les objectifs changent selon le type d’entreprise.
2. Logiciel
Choisir un logiciel d’affichage numérique n’est pas toujours une tâche facile. Plusieurs solutions sont disponibles sur le marché. Pour vous aider à prendre une décision éclairée, voici des éléments à considérer : la facilité d’utilisation, les fonctionnalités, le contenu disponible et la sécurité des données.
La facilité d’utilisation
Une manière de constater si le logiciel est convivial et facile à utiliser est de l’essayer pendant une certaine période. Généralement, les entreprises de logiciels d’affichage numérique proposent une période d’essai gratuite. Pour vous aider à prendre en main le logiciel, une documentation en ligne vous permet de trouver rapidement des réponses aux questions. Par la suite, demandez une démonstration du logiciel : cela vous permettra de poser des questions et d’en apprendre davantage sur ce qui est offert ainsi que sur les autres versions disponibles.
Les fonctionnalités
En fonction de vos objectifs, définissez d’abord une liste de fonctionnalités qui vous sont essentielles. Prenez la liste que vous avez faite et comparez-la avec la liste des fonctionnalités des logiciels. De cette façon, vous aurez la certitude de choisir le bon logiciel qui comblera vos besoins. Prenez note que certains logiciels peuvent se connecter aux autres outils que vous utilisez déjà et y afficher du contenu automatiquement.
Une liste de fonctionnalités à cocher est disponible pour vous aider.
Le contenu
Certaines entreprises offrent dans leur logiciel différents types de contenus multilingues gratuitement, comme des images et des gabarits personnalisables, pour faciliter la création de messages. C’est très utile d’avoir du contenu gratuit puisque ce n’est pas tout le monde dans une organisation qui a des aptitudes en design.
La sécurité des données
Vérifiez également si le logiciel possède des fonctionnalités de sécurité telles que la double authentification ou la gestion de mots de passe. De plus, assurez-vous que le logiciel d’affichage numérique soit hébergé dans une infrastructure hautement sécurisée. Opter pour un logiciel sécuritaire signifie également une grande stabilité d’affichage, c’est-à-dire que l’affichage ne sera pas interrompu fréquemment. Bref, assurez-vous que le logiciel que vous choisissez répond aux objectifs que vous avez définis précédemment.
3. L’équipement
Écran et support
L’écran est un élément important du projet, puisqu’il servira à afficher ce que l’on veut montrer aux gens. La meilleure option consiste à opter pour des moniteurs d’affichage numérique. Ces écrans facilitent la lisibilité de l’information principalement parce qu’ils sont plus lumineux que les autres types d’écrans. Ils sont également conçus pour fonctionner plusieurs heures par jour, et même jusqu’à 24 h par jour, 7 jours sur 7. Cela étant dit, le plus gros avantage est qu’ils permettent d’installer un logiciel d’affichage numérique directement dans l’écran : il devient donc inutile de se procurer un appareil externe supplémentaire.
En plus de l’écran, il faut réfléchir au type de support le plus adapté à l’environnement. Par exemple, faudra-t-il des supports pour une installation murale ou est-ce que les écrans seront fixés à partir du plafond?
À lire : Quelles sont les différences entre les télévisions et les moniteurs d’affichage numérique?
Lecteur d’affichage (optionnel)
Il faut se procurer un lecteur d’affichage numérique sur lequel le logiciel sera installé. Ce lecteur d’affichage numérique est requis uniquement si vous n’optez pas pour un moniteur d’affichage numérique, ou pour certains cas de diffusion qui demandent des spécifications techniques plus performantes.
Si vous avez déjà tout l’équipement nécessaire et qu’il est déjà installé dans votre entreprise, vous pouvez installer le logiciel grâce à une documentation en ligne qui explique clairement les étapes à effectuer.
Une fois que vous avez fait tous vos choix, il ne vous reste plus qu’à coordonner l’installation et la stratégie de contenu au besoin. Le meilleur conseil pour bien réussir à mettre en œuvre une solution d’affichage numérique est de consulter vos collègues qui utiliseront la solution pour s’assurer qu’ils soient tous à l’aise avec celle-ci. De plus, prenez le temps de vous renseigner sur tous les aspects décrits dans cet article pour être certains de faire le meilleur choix.
