Vous avez entendu parler de l’affichage numérique et vous savez que ça pourrait être profitable pour votre organisation. Vous commencez à chercher pour vous procurer:
- Vos écrans
- Vos lecteurs d'affichage
- Votre logiciel de gestion de contenu
Rapidement, vous constatez qu’il y a plusieurs logiciels d’affichage numérique. Contrairement aux écrans et aux lecteurs d'affichage, certains logiciels sont gratuits et d’autres sont payants. À première vue, le choix est simple, il vaut mieux opter pour une solution gratuite.
Au même titre que n’importe quel achat, mieux vaut évaluer ses besoins d’abord. Bien qu’un logiciel gratuit puisse sembler plus intéressant, a-t-il tout ce qu'il vous faut pour répondre à vos besoins?
Cet article en deux parties vous présente six éléments à vérifier lors du choix de votre solution.
Automatisation de l’affichage et temps de gestion
Un premier élément à prendre en compte est l’automatisation de votre écran en lien avec le temps de gestion que vous demandera la mise à jour de votre contenu. Deux points sont à considérer:
- Automatisation de l’affichage
- Modification manuelle
L’automatisation de l’affichage n’est pas possible avec tous les logiciels et est une fonction encore plus rare (pour ne pas dire inexistante) avec un logiciel gratuit. L’automatisation consiste à récupérer de l’information déjà existante sur différentes bases de données (ERP, CMS, Intranet, Site web, Nouvelles, Météo…), puis de l’afficher de manière conviviale sur l’écran.
Les modifications manuelles réfèrent aux changements de contenu qui ne peuvent pas se faire de manière automatisée, tel qu’afficher un nouveau poste à combler, par exemple. Les logiciels gratuits permettent de faire de telles modifications, par contre ils ont tendance à être moins intuitifs et moins faciles d’utilisation, d’autant plus qu’ils n’offrent généralement pas de formation. Pour ces raisons, la gestion devient plus longue et plus lourde.
Pour bien évaluer vos besoins, posez-vous les questions suivantes:
- Vais-je avoir beaucoup de modifications de contenus à faire?
- Est-ce qu’automatiser mes écrans est une préoccupation ?
Dans certains cas, un logiciel gratuit peut faire l’affaire, dans d’autres cas un logiciel payant aura tôt fait de rentabiliser son coût.
Fonctionnalités
Bien que les logiciels gratuits proposent plusieurs fonctionnalités, les logiciels payants en offrent généralement davantage. Pensez à vérifier les points ci-dessous pour voir s’ils répondent convenablement à vos besoins et vos attentes:
- Nombre d’accès aux logiciels
- Gestion des accès
- Nombre de gabarits et l’éditeur de gabarits
- Messages d’urgence
- Stockage média limité ou illimité
- Mises à jour régulières
- La compatibilité
- Intégration de données (sous différents formats)
- Automatisation de l’affichage
- Programmation de messages (cédules)
- Prévisualisation
- Personnalisation à l’image de votre organisation
- Gestion à distance
Type d’abonnement et extras
La plupart des logiciels gratuits disponibles sur le marché proposent également une ou plusieurs versions payantes, généralement sous forme d’abonnement premium. La version gratuite est habituellement limitée sur le plan des fonctionnalités et des services. Compte tenu de vos besoins, vous n’aurez parfois pas le choix de prendre un abonnement supérieur ou payer pour des extras, afin de réaliser convenablement votre projet.
Il faut être vigilant, certains logiciels gratuits au départ peuvent devenir en fin de compte beaucoup plus dispendieux qu’un logiciel payant.
Les 3 autres éléments à vérifier seront publiés dans la deuxième partie.
